چگونه هزینه استخدام را محاسبه کنیم

محاسبه هزینه استخدام شامل چه مواردی است؟

جذب و استخدام کارمندان عالی به یکی از مهم‌ترین کارکردهای بخش منابع انسانی سازمان‌ها تبدیل شده است، اما این فعالیت کمی گران شده و هزینه‌های زیادی را می‌طلبد. هزینه استخدام کارمندان جدید شامل انواع هزینه‌ها بوده، از حقوق استخدام‌کنندگان گرفته تا هزینه تبلیغات شغلی و همچنین هزینه سفر مصاحبه‌کنندگان، جزء این هزینه‌هاست. در نظر داشته باشید که هزینه جذب نیروی انسانی در یک سازمان 15 درصد از کل هزینه‌های منابع انسانی یک سازمان را تشکیل می‌دهد.

محاسبه هزینه استخدام

هزینه استخدام متقاضی برابر با میانگین پولی است که شرکت شما برای استخدام یک کارمند جدید صرف می‌کند و اطلاع از میزان آن به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای هر استخدام داشته باشید و همچنین بتوانید میزان هزینه‌ها را کاهش دهید. در ادامه نحوه محاسبه هزینه استخدام و عواملی که در آن دخیل هستند به صورت کامل شرح داده می‌شود تا برای کاهش هزینه استخدام و بهینه‌سازی معیارهای آن بتوانید بهترین عملکرد را داشته باشید. سرفصل‌های این مقاله عبارت‌اند از: 

•هزینه‌های داخلی 

•هزینه‌های خارجی 

•نحوه محاسبه هزینه 

محاسبه هزینه‌های داخلی استخدام

بخش اعظمی از هزینه استخدام متقاضی به پارامترهای داخلی برمی‌گردد و برخلاف اینکه ممکن است بسیاری از این موارد خیلی مشخص نباشد اما در باطن هزینه‌هایی را به همراه دارد. هزینه‌های داخلی  شامل کلیه منابع داخلی می‌شود که به استخدام ارتباط داشته و به آن اختصاص پیدا می‌کند. از جمله مهم‌ترین این هزینه‌ها، هزینه کارمندانی که درگیر پروسه استخدام هستند، هزینه‌های سازمانی و زمانی که برای تهیه برنامه استخدام و مواردی مانند بررسی رزومه‌ها اختصاص می‌یابد و دیگر موارد است. البته موارد دیگری هم وجود دارد که جزء هزینه‌های جذب و استخدام هستند مانند هزینه آموزش و توسعه برای تیم استخدام، حقوق تیم استخدام در خانه و همچنین درصدی از حقوق مدیران که بر اساس زمان صرف شده برای استخدام به آن‌ها داده می‌شود. یعنی اگر مدیری 10 درصد از زمان خود را به موارد استخدام اختصاص دهد10 درصد از میزان حقوق او جزء هزینه استخدام به حساب می‌آید.
موارد دیگری مانند پاداش پرداخت شده به کارمندان در ازای معرفی نامزدها برای استخدام هم جزء هزینه استخدام متقاضی بوده و در هزینه‌های داخلی استخدام قرار می‌گیرد. به خاطر داشته باشید استخدام از طریق کارمندان فعلی جزء یکی از بهترین راه‌های استخدام بوده و میزان هزینه آن از برخی جهات از دیگر شیوه‌ها کمتر است.

محاسبه هزینه‌های خارجی استخدام

هزینه‌های خارجی استخدام

همان‌طور که میدانید انواع هزینه‌های خارجی استخدام کمی بیشتر از هزینه‌های داخلی بوده و موارد بیشتری را در بر می‌گیرد.

هزینه خارجی استخدام شامل چه مواردی است؟

هزینه‌های خارجی شامل تمام مواردی است که شما طی دوره استخدام به نوعی آن را صرف سازمان یا افراد خارج سازمان می‌کنید. به طور مثال اگر از نرم‌افزاری استفاده می‌کنید که در امر استخدام به شما کمک می‌کند و این نرم‌افزار را از یک شرکت بیرونی تهیه کرده‌اید، هزینه آن جزء هزینه‌های خارجی محاسبه می‌شود، یا سیستم‌هایی مانند سیستم‌های مدیریت ارتباط با متقاضی، یا استفاده اشتراکی از وب‌سایت‌های معرفی متقاضی.
فراموش نکنید که هزینه‌هایی مانند هزینه آژانس‌های استخدامی، آژانس‌های تبلیغات و نمایشگاه‌های شغلی نیز در بخش هزینه‌های خارجی استخدام قرار گرفته و همگی جزئی از هزینه جذب نیروی انسانی هستند. در بحث بررسی نامزدها و در قسمت بررسی سوابق، هزینه آزمایش‌های مختلف مانند آزمایش پزشکی نیز در هزینه استخدام متقاضی برآورد می‌شود. البته باید یاد آور شد که نباید هر چیزی را جزء هزینه‌های استخدام حساب کرد، مثلاً هزینه سفر مربوط به استخدام و هر چیزی که برای جذب نامزد باشد باید در هزینه استخدام آورده شود(مانند هزینه جابه‌جایی یا هزینه شام) اما هزینه‌های غیر از این، دیگر مربوط به هزینه‌های استخدام نمی‌شود.

نحوه محاسبه هزینه استخدام

برای محاسبه هزینه جذب و استخدام باید هزینه تعداد کل استخدام‌های خارجی و داخلی خود را در نظر بگیرید و تفاوتی بین استخدام‌های تمام‌وقت یا پاره‌وقت خود قائل نشوید. پس تمامی استخدام‌ها در یک بازه زمانی (مثلاً یک‌ساله) را در نظر بگیرید. فقط یک نکته را به خاطر داشته باشید که شما می‌توانید هزینه نقل و انتقالات داخلی کارمندان، پیمانکاران و حتی کارمندانی که نتیجه ادغام یا مالکیت یک شرکت دیگر با شرکت شما بوده را کنار بگذارید.

فرمول محاسبه هزینه استخدام

حال با یک فرمول ساده می‌توانید این هزینه را محاسبه کنید: مجموع هزینه‌های داخلی و خارجی استخدام تقسیم بر تعداد کل افراد استخدام شده، عدد نهایی میزان هزینه استخدام هر فرد در شرکت شما را مشخص می‌کند. بنابراین علاوه بر اینکه باید تمام هزینه‌ها را در نظر بگیرید، توجه داشته باشید که محاسبه هزینه استخدام نیروی انسانی خود هزینه‌بر است اما چون با دانستن و استفاده از آن می‌توان هزینه جذب نیروی انسانی را بهینه کرد، این هزینه توجیه‌پذیر است.

هزینه جذب و استخدام جزء هزینه‌هایی در یک سازمان است که خیلی نمایان نمی‌شود و اگر افراد به آن توجه نکنند متوجه نخواهند شد که چه بودجه زیادی صرف استخدام کارمند در یک شرکت می‌شود. هزینه جذب نیروی انسانی برابر است با مجموع هزینه‌های داخلی و خارجی مرتبط به استخدام. در یک بازه زمانی یک‌ساله این هزینه را جمع کنید و این رقم را بر تعداد افراد استخدام شده تقسیم کنید، نرخ استخدام هر کارمند برای شما مشخص می‌شود. فراموش نکنید برای بهینه کردن هزینه استخدام شما باید حتماً هزینه استخدام شرکت را به درستی و با دقت محاسبه کنید.

معمولا سازمان ها برای مدیریت هزینه های استخدام خود از نرم افزارهای آنلاین مدریت  جذب و استخدام یا Applicant Tracking system استفاده می کنند. این ابزار آنلاین علاوه بر مدیریت رزومه ها امکان ارزیابی جمعع رزومه ها، با داشبور گزارش ها مدیریتی به تیم استخدام کمک می کند با دید باز تر برای هر استخدام برنامه ریزی کند.

نقاط ضعف و قدرت محاسبه هزینه استخدام

تصمیم‌گیری درست در زمان استخدام کارمندان جدید یک مهارت مهم بوده و باعث می‌شود هزینه استخدام کاهش یابد. برای اینکه بتوانید نقاط ضعف و قوت محاسبه هزینه استخدام را پیدا کنید باید روند استخدام را به خوبی بدانید و عملکرد افراد مختلف را که با این موضوع در ارتباط هستند زیر نظر بگیرید. این امر به شما کمک می‌کند تا اولاً هزینه هر کارمند جدیدی را که استخدام می‌کنید محاسبه کرده و همچنین با گذشت زمان انتظار دقیق‌تری از هزینه‌ها برای استخدام در شرکت خود داشته باشید.
هزینه استخدام در بعضی از موارد مشهود بوده و در بعضی از موارد به صورت غیرمستقیم تأثیرگذار است. معمولاً نقاط ضعف هزینه استخدام بیشتر دیده می‌شود و نقاط قوت آن غیرملموس است و در بلندمدت خود را نشان می‌دهد. برای اینکه درک بهتری از این موضوع داشته باشید و بتوانید به درستی به موارد محاسبه هزینه استخدام بپردازید پیشنهاد میکنیم در ادامه با ما همراه باشید:

عوامل مؤثر بر هزینه هر استخدام
نقاط قوت محاسبه هزینه استخدام
نقاط ضعف محاسبه هزینه جذب پرسنل

عوامل مؤثر بر هزینه هر استخدام

قبل از اینکه به صورت کامل عوامل مؤثر بر هزینه استخدام نیروی انسانی را بیان کنیم بهتر است بدانید که هزینه هر استخدام چگونه محاسبه می‌شود. در ساده‌ترین حالت به کل پولی که برای استخدام و به‌کارگیری افراد استفاده می‌شود تقسیم بر کل افراد استخدام شده، هزینه هر استخدام گویند. باید توجه کرد محاسبه هزینه استخدام می‌تواند پیچیده‌تر باشد اما اگر دقت نکنید این امکان وجود دارد که از برخی هزینه‌های احتمالی غافل شوید. در لیست زیر چند مورد از رایج‌ترین عوامل موثر بر هزینه جذب پرسنل را مرور میکنیم:

۱. هزینه آژانس استخدام در خارج از سازمان یا یک گروه مشاور برای غربالگری و مصاحبه با نامزدهای احتمالی
۲. هزینه سفر به نمایندگی‌های مختلف برای انجام مصاحبه‌های حضوری توسط فرد مورد تأیید سازمان
۳. هزینه‌های آموزش و زمان صرف شده توسط سایر کارمندان برای استخدام جدید
۴. هزینه کاهش تولید زمانی که کارمند جدید استخدام شده و نمی‌تواند خود را سریعاً با محیط جدید وقف دهد
۵. هزینه مدیریت سایر کارمندان درگیر در پروسه مصاحبه و استخدام
۶. هزینه‌های تبلیغاتی برای جذب نیروی جدید
۷. هزینه پاداش‌های داخلی برای مراجعه نامزدهایی که از طریق کارکنان فعلی معرفی شده و سپس استخدام شده‌اند

علاوه بر این ممکن است فرایند استخدام شما هزینه‌های دیگری نیز داشته باشد که باید برای ارزیابی هزینه استخدام نیروی انسانی خود وقت بگذارید و پروسه استخدام کارمند جدید را کاملاً بررسی کنید.

نقاط قوت محاسبه هزینه استخدام

نقاط قوت محاسبه هزینه استخدام

محاسبه هزینه استخدام می‌تواند برای شما کارایی مفیدی داشته باشد و از این رو به آن نقاط قوت گفته می‌شود، در اینجا مزایای اصلی محاسبه هزینه نیروی انسانی را بیان می‌کنیم:

شناسایی ناکارآمدی‌ها: 

وقتی شما هزینه جذب پرسنل را محاسبه می‌کنید ابتدا زمان لازم برای انجام امور مرتبط به استخدام را حساب می‌کنید، سپس سعی می‌کنید مراحلی را که روند کاری آن به راحتی انجام نمی‌شود، پیدا کرده و هزینه‌های این قسمت را بهینه کنید. به عنوان مثال فرض کنید شما در دو سایت کاریابی، آگهی استخدام داده‌اید اما یکی از این سایت‌ها متقاضیانی متناسب‌تر با شرایط شغلی به شما معرفی می‌کند پس نتیجه این می‌شود که شما از تبلیغ در سایت دوم صرف‌نظر کرده و این منبع ناکارآمد را حذف می‌کنید. در حقیقت با محاسبه هزینه می‌توانید مراحل کارآمد را از مراحل ناکارآمد تفکیک کرده و پول را در قسمت‌های کارآمدتر هزینه کنید.  

سنجش هزینه استخدام:

 توجه داشته باشید که تنظیم موقعیت‌هایی که بودجه خود را در آن خرج می‌کنید صرفه‌جویی در هزینه نیست و علاوه بر آن باید شانس یافتن بهترین نامزد را به حداکثر برسانید. وقتی در جست‌وجوهای قبلی کاندیدهای قوی پیدا کردید بهتر است روی آن‌ها متمرکز شوید تا اینکه همچنان به دنبال گزینه‌های جدیدتر باشید. همیشه به خاطر داشته باشید که یافتن گزینه مناسب به همراه افزایش هزینه بهتر از یافتن گزینه معمولی با پس‌انداز مقدار بیشتری از پول است.

بودجه‌بندی مؤثر:

 محاسبه هزینه استخدام سبب می‌شود تا بخش مالی شرکت به صورت دقیق‌تر بر بودجه کل شرکت تسلط داشته باشد و از این رو بودجه‌بندی دقیق‌تری را برای سایر کارها در نظر بگیرد.

نقاط ضعف محاسبه هزینه جذب پرسنل

قطعاً هر شیوه‌ای دارای نقاط ضعف بوده و محاسبه هزینه جذب پرسنل نیز از این امر مبرا نیست، به دو نقطه ضعف محاسبه هزینه استخدام نیروی انسانی توجه کنید: 

هزینه می‌تواند کیفیت بیاورد؟ 

یکی از رایج‌ترین اشتباهاتی که شرکت‌ها در هنگام مدیریت بودجه مرتکب می‌شوند این است که فکر می‌کنند هر کجا هزینه را کاهش دهند سود خالص نهایی شرکت افزایش پیدا می‌کند و این موضوع را در هزینه‌های استخدام نیز صادق می‌دانند. اگرچه جلوگیری از هدر رفتن منابع در فرایند استخدام می‌تواند بسیار کمک کننده باشد اما محاسبه بیش از اندازه در هزینه‌های استخدام که منجر به صرفه‌جویی و کاهش بیش‌ازحد در هزینه‌های استخدام شود در نهایت موجب استخدام کارمندی با کیفیت پایین می‌شود که در بلندمدت به شرکت ضرر بیشتری می‌رساند.

محاسبه هزینه استخدام خودش نوعی هزینه است: 

زمان، هزینه اجاره مکان و حقوق کارمندی که محاسبه هزینه استخدام نیروی انسانی را به عهده دارد خود نوعی هزینه برای شرکت است اما اگر زمان و منابع زیادی را درگیر نکند غالباً قابل توجیه است و مزایای مثبتی را برای شرکت دارد.

دانستن محاسبه هزینه استخدام و نقاط قوت و ضعف آن یک هدف ارزشمند برای شرکت است که می‌تواند به شما کمک کند تا از منابع شرکت به صورت صحیح استفاده کنید. محاسبه هزینه جذب پرسنل کمک می‌کند تا عملکردها کارآمدتر شده و همچنین بودجه‌بندی در شرکت‌ها مؤثرتر شوند.

منابع: 
https://hire.google.com/articles/cost-per-hire

https://blog.recruitee.com/calculating-cost-per-hire

Click to rate this post!
[Total: 2 Average: 5]

ارسال دیدگاه

برای ارسال نظر در صورت داشتن حساب وارد شوید در غیر اینصورت بسازید