محاسبه هزینه جذب نیروی انسانی

محاسبه هزینه استخدام بسیار حائز اهمیت است

مسلماً هزینه استخدام مهمترین معیار برای تجزیه‌وتحلیل یک استعداد بوده و بسیار حائز اهمیت است، زیرا وقتی بدانید هزینه جذب پرسنل چقدر است بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید که بودجه استخدام خود را کجا سرمایه‌گذاری کنید. این تصمیمات استراتژیک در استخدام به‌طور بالقوه می‌تواند سبب صرفه‌جویی در هزینه شرکت و جذب نامزدهای بهتر شود.

دانستن هزینه استخدام متقاضی به شما کمک می‌کند تا نرخ بازگشت سرمایه(ROI) در استخدام را به اثبات رسانید. با محاسبه هزینه استخدام و ردیابی تمامی هزینه‌ها در طول استخدام می‌توانید به کارآمدترین روش برای تخصیص بودجه برسید و هزینه‌های آینده را پیش‌بینی کنید. عوامل زیادی بر هزینه استخدام نیروی انسانی یک شرکت تأثیرگذار است با این حال اکثر سازمان‌ها برای استخدام استعدادهای جدید می‌بایست یک فرایند مشابه را دنبال کنند. در این مقاله برخی از متداول‌ترین هزینه‌های استخدام را با هم مرور می‌کنیم و فرمول محاسبه هزینه استخدام را به اشتراک می‌گذاریم:

منظور از هزینه استخدام چیست؟
فرمول محاسبه هزینه استخدام
معیارهای مرتبط با هزینه استخدام
هزینه‌های پنهان در استخدام
بهینه‌سازی فرایند استخدام و هزینه جذب پرسنل

منظور از هزینه استخدام چیست؟

منظور از هزینه استخدام چیست؟

همان‌طوری که می‌دانید راه‌اندازی یک کسب‌وکار به پول نیاز دارد و شما به‌عنوان مدیر یا مجری کسب‌وکار وظیفه دارید سرمایه‌های نقدی خود را برای بهبود شرکت سرمایه‌گذاری کنید؛ یکی از مهمترین سرمایه‌گذاری‌ها، هزینه جذب نیروی انسانی است. اما منظور از این هزینه چیست؟

تعریف هزینه استخدام:

طبق تعریف، هزینه استخدام مبلغی است که برای استخدام یک کارمند واحد در سازمان خرج می‌شود. این می‌تواند شامل هزینه‌های خارجی استخدام مانند دستمزد تیم استخدامی برون سازمانی، هزینه تبلیغ در سایت‌های کاریابی مثل Linkdin، هزینه بررسی سوابق شغلی، هزینه اشتراک نرم‌افزار سیستم‌های ردیابی متقاضی(ATS) و هزینه‌های بازاریابی باشد.

همچنین می‌تواند شامل هزینه‌های داخلی استخدام نظیر حقوق تیم داخلی استخدام، هزینه آموزش و توسعه تیم استخدام یا هرگونه پاداشی که به کارمندان فعلی در ازای معرفی فرد جدید برای استخدام داده می‌شود.

چرا محاسبه هرینه استخدام مهم است؟

محاسبه هزینه استخدام بسیار مهم است زیرا به شما کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری دقیق‌تری در مورد هزینه‌های استخدام داشته باشید، موجب صرفه‌جویی در هزینه کلی شرکت می‌شود و حتی در بهینه‌سازی یک برنامه خاص(مانند برنامه پاداش به کارمندان فعلی جهت معرفی فرد جدید به سازمان) می‌تواند مثمر ثمر باشد. بدون این معیار نمی‌توانید به‌طور دقیق تلاش‌های خود برای جستجوی استعداد را اندازه‌گیری کرده و گزارش دهید.

فرمول محاسبه هزینه استخدام

برخلاف بسیاری از معیارهای استخدام، هزینه استخدام بر اساس فرمولی در سال 2012 توسط انجمن مدیریت منابع انسانی و موسسه استاندارد ملی آمریکا، استانداردسازی شد. فرمول رسمی محاسبه هزینه استخدام(CPH) عبارت است از: مجموع هزینه‌های داخلی و خارجی استخدام تقسیم بر تعداد کل استخدام‌ها در یک دوره.

منظور از کل استخدام‌ها که در مخرج این فرمول ذکرشده، تمامی استخدام‌های داخلی یا خارجی، حتی استخدام‌های تمام‌وقت و پاره‌وقت است که مراحل استخدام را به اتمام رسانده و در یک بازه زمانی مشخص استخدام شده‌اند. 

می‌توانید پیمانکاران، فریلنسرها، نقل و انتقالات داخلی کارمندان، یا کارمندان جدیدی که درنتیجه ادغام و مالکیت شرکت شما با شرکتی دیگر ایجاد شده‌اند را کنار بگذارید. توجه کنید که می‌بایست تمامی استخدام‌ها در یک بازه زمانی مثلاً یک‌ساله، سه‌ماهه یا حتی استخدامی که در طول اجرای یک کمپین متمرکز صورت گرفته را، در نظر بگیرید.

فرمول محاسبه هزینه استخدام

معیارهای مرتبط با هزینه استخدام

اگرچه به نظر می‌رسد هرچه هزینه جذب نیروی انسانی کمتر باشد بهتر است، اما باید گفت که لزوماً این تفکر صحیح نیست؛ معیارها، تفاوت بیشتری را به نمایش می‌گذارند. انجمن مدیریت منابع انسانی آمریکا در سال 2017 میانگین مبلغ هزینه استخدام نیروی انسانی را 4129 دلار برآورد کرده است درصورتی‌که هزینه استخدام یک مدیر اجرایی سه برابر بیشتر از این مبلغ یعنی حدوداً 14936 دلار رقم خورده است.

می‌توان گفت که هزینه استخدام منحصراً به ساختار، نیازها و استراتژی‌های استخدام سازمان شما مرتبط می‌شود. جهت استخدام نامزدها برای سمت‌های شغلی بالاتر یا نامزدهایی که مهارت‌های خاص و رقابتی دارند، هزینه بیشتری باید بپردازید. 

پیدا کردن این نامزدها سخت‌تر است و ممکن است به بررسی و مصاحبه بیشتری نیاز داشته باشد، همچنین ممکن است برای یک استخدام موفق نیاز باشد که منابع بیشتری را جستجو کنید. مبلغ هر استخدام نیز به حجم استخدام شما بستگی دارد: هرچه تعداد افراد بیشتری را استخدام کنید میانگین هزینه پایین‌تر خواهد بود زیرا بیشتر می‌توانید سرمایه‌گذاری کنید.

گاهی اوقات نیز افزایش هزینه استخدام متقاضی به نفع شما خواهد بود. تحقیقات نشان می‌دهد که شرکت‌هایی با برنامه‌های استخدامی کامل‌تر اگرچه هزینه بیشتری را صرف استخدام کارمندان جدید می‌کنند(نسبت به شرکت‌هایی که هنوز در تلاش‌اند تا فرایند استخدام را درک کنند) اما با جذب بهترین استعداد درواقع پول بیشتری را برای خود سرمایه‌گذاری کردهاند.

هزینه‌های پنهان در استخدام

هزینه های پنهان در استخدام

چندین عامل وجود دارد که در صدر برنامه‌ریزی و پذیرش سازمانی کارمند جدید قرار گرفته و وارد فرایند استخدام می‌شوند. به‌عنوان مدیر استخدام باید بدانید که شرکت یا بخش مربوطه ممکن است از شما بخواهد که هزینه‌های مختلف مرتبط با این کار را تشریح کنید بنابراین می‌بایست این هزینه‌های پنهان را بشناسید:

هزینه‌های پولی استخدام:

این هزینه‌ها شامل هزینه تیم استخدام‌کننده، حقوق افرادی که در فرایند استخدام به تیم استخدام‌کنندگان کمک می‌کنند، کمیسیون‌های داخلی یا پاداش‌هایی که برای معرفی نامزد تنظیم کردهاید، تبلیغات و هزینه آژانس‌های کاریابی آنلاین، سرمایه‌گذاری نرم‌افزاری که برای استخدام کارمندان از آن استفاده می‌کنید. این‌ها برخی از بزرگترین هزینه‌های استخدام است و مطمئناً شناسایی و قیمت‌گذاری‌شان ساده‌تر خواهد بود.

هزینه زمان صرف شده در هر مرحله از استخدام:

زمان در تجارت ارزشمند است. همان‌طوری که ممکن است هزینه‌های محاسباتی خاص نظیر هزینه‌هایی که در مورد فوق به آن اشاره کردیم را برای استخدام تخصیص داده باشید به همان اندازه می‌توانید زمان صرف شده برای استخدام را دست‌کم بگیرید!. 

نوشتن، ایجاد، ارسال و تبلیغ آگهی جذب در شبکه‌ها وقت زیادی از کارمندان شما می‌گیرد. در مدتی که در حال استخدام هستید هیچ بهره‌وری از آن نقش ندارید اگر هم داشته باشید احتمالاً محدود است. اگر فرایند استخدام بیشتر از حد معمول طول بکشد سبب از دست رفتن زمان و بهره‌وری شرکت شما خواهد شد. 

فیلتر کردن متقاضیان ممکن است زمان زیادی از شما بگیرد. درنهایت زمانی که تصمیم می‌گیرید شخصی را استخدام کنید ممکن است مرحله مذاکره روند استخدام طولانی‌تر شود و درنتیجه سبب افزایش حقوق استخدام‌کنندگان می‌شود. در این صورت بازده و بهره‌وری نقشی که برای آن به دنبال فرد جدید هستید را از دست می‌دهید. اگرچه در فرایند استخدام، این عناصر به‌طور فیزیکی قیمتگذاری نمیشوند اما هنوز سبب از دست رفتن زمان کارمندان فعلی خواهند شد.

هزینه استخدام‌های “بد”:

استخدام فردی که خیلی هم مناسب سازمانتان نیست می‌تواند برای کسب‌وکار شما پرهزینه باشد( این ممکن است شخصی باشد که نقش خود را به‌خوبی ایفا نمی‌کند یا شرکت را به‌تنهایی ترک می‌کند و یا از وی خواسته می‌شود که شرکت را ترک کند). 

این نه‌تنها به معنای شروع مجدد فرایند استخدام است بلکه می‌تواند به بهره‌وری کمتر کارمندان حاضر و پایین آمدن روحیه آن‌ها منجر شود و یا پروژه‌های موجود را به حالت تعلیق درآورد. هزینه استخدام مرتبط با این موضوع می‌تواند برای تجارت شما بی‌پایان باشد!.

هزینه‌های برون‌سپاری:

امروزه بسیاری از شرکت‌ها به دنبال این هستند که فرایند استخدام خود را برون‌سپاری کنند تا از استخدام فرد اشتباه و هزینه‌های وابسته به آن جلوگیری شود. برون‌سپاری فرایند استخدام مزیت بیشتری نسبت به تیم استخدام داخلی دارد زیرا این آژانس‌ها با شبکه‌های صنعتی، مخاطبین و پایگاه دادههای بزرگتر و بهتری در ارتباط هستند و سرمایه‌گذاری بیشتری برای استخدام نیروی انسانی می‌کنند. 

اگر هنوز نمی‌دانید که باید برای استخدام از نیروی داخلی کمک بگیرید یا آن را برون‌سپاری کنید متذکر می‌شویم که برون‌سپاری می‌تواند سبب صرفه‌جویی زمان، انرژی و تلاشهای غیرمالی شما برای محاسبه هزینه استخدام، شود.

بهینه‌سازی فرایند استخدام و هزینه جذب پرسنل

زمانی که تمامی هزینه‌های داخلی و خارجی استخدام را برای محاسبه هزینه استخدام در نظر گرفته‌اید می‌توانید از آن‌ها برای بهبود و بهینه‌سازی این فرایند استفاده کنید. در ادامه 8 روش جهت بهینه‌سازی فرایند و هزینه استخدام ارائه شده است:

بهینه سازی هزینه استخدام با برقراری ارتباط

برقراری ارتباط:

 اولین کاری که جهت بهینه‌سازی هزینه استخدام متقاضی می‌توانید انجام دهید این است که یک برنامه کلی تنظیم کرده و آن را به همه مدیران بخش منابع انسانی ابلاغ کنید به عبارتی همه افراد ازجمله مدیران استخدام باید بدانند چه تعداد افراد را می‌توانید(یا نیاز دارید) استخدام کنید. 

این سناریو چیزهای زیادی برای گفتن دارد خصوصاً برای بخش مالی. این درگیری برای برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا دست از تلاش برای ارائه مسئولیت‌ها برندارید. استخدام 10 فرد اضافی بدین معناست که برای حقوق، 10 برابر بیشتر از آن چیزی که برنامه‌ریزی شده باید بپردازید و 10 فرایند مصاحبه که زمان و منابع تیم استخدام‌کننده را در اختیار می‌گیرد؛ قطعاً کنترل این خسارت‌ها به دو برابر هزینه نیاز دارد. 

مطمئناً نمی‌خواهید که این اتفاق در شرکت شما بیافتد بنابراین اطمینان یابید که همه از فرایند استخدام اطلاع دارند. این بدان معناست که مرتباً افراد را ملاقات کنید، کانال‌های ارتباطی را باز نگه دارید و همه را در برنامه و حلقه استخدام خود قرار دهید.

فرایند استخدام را به‌طور مرتب موردسنجش قرار دهید:

 باید دائماً نبض فرایند استخدام را در مراحل عادی بررسی کرده و چک کنید که کجای برنامه، متوقف و چه زمانی از برنامه خارج شده‌اید. برنامه شما باید به این سؤال برسد که : ” آیا افرادی را که قصد استخدام آن‌ها را داشتم توانسته‌ام در زمان مناسب استخدام کنم؟” 

در صورت مغایرت زمان‌بندی باید در مورد آن فکر کنید. این اندازه‌گیری فقط به زمان‌بندی مربوط نمی‌شود بلکه پولی که صرف حقوق و دستمزد شده را نیز یادآور خواهد شد؛ پس این سؤال مطرح می‌شود که” آیا آن‌ها را با حقوقی که می‌خواستم استخدام کرده‌ام” باز هم ممکن است یک مغایرت جزئی در حقوق برای نقش‌های متعدد ببینید که ممکن است دردسر تازه‌ای را برای امور مالی به همراه داشته باشد. 

می‌دانیم که تفاوت حقوق و دستمزد تنها تغییر مشاهده‌شده در هزینه استخدام نیروی انسانی نیست. منظور از اندازه‌گیری و سنجش فرایند استخدام، جستجو در گزارش‌ها و شناسایی مناطقی است که می‌تواند روند استخدام را بهینه کند.

به یاد داشته باشید زمان پول است:

هنگامی‌که به دنبال برنامه‌ریزی و محاسبه هزینه استخدام متقاضی هستید فرصتی برای کاهش هزینه‌ها در اختیار دارید. اگرچه آهسته پیش رفتن روند استخدام از یک منظر ممکن است بد باشد اما می‌تواند مقداری پول برایتان پس‌انداز کند زیرا به‌طور مثال فکر می‌کردید که تا فروردین آن نقش را پر می‌کنید اما تا خرداد هنوز شخصی را برای آن نقش پیدا نکرده‌اید. این ممکن است از یک نظر در عملکرد شرکت ایجاد مشکل کند اما از منظر دیگر شما توانستید دو ماه حقوق خود را پس‌انداز کنید.

محاسبه هزینه جذب پرسنل آسان نیست به‌ویژه که اغلب باید رویدادها و منفعت‌های زیادی را حساب کنید اما اینکه فقط به زمان فکر کنید هم عاقلانه نیست. به‌عنوان‌مثال ممکن است نیاز باشد که به فرایند استخدام سرعت بخشید و شخصی را زودتر از آنچه در ابتدا برنامه‌ریزی کرده‌اید استخدام کنید( به‌شرط اینکه بدانید نامزدی که استخدام میکنید ممکن بود بعداً در دسترس نباشد) یا در برخی موارد برای افزایش بهره‌وری کارمند جدید تصمیم بگیرید حقوق بیشتری به وی ارائه دهید. 

درصورتی‌که از شرکت رقیب حقوق بیشتری پرداخت می‌کنید به این معنی نیست که پول بیشتری خرج کرده‌اید بلکه شما در حال جذب استعداد بهتری هستید که درنهایت به افزایش بهره‌وری شرکتتان منجر می‌شود. بنابراین مراقب زمان‌بندی خود باشید چراکه در پس آن می‌توانید به دستاوردهای کمی و کیفی زیادی برسید، به عبارتی باید بتوانید مکانیسم لازم برای تعیین همه موارد را در نظر بگیرید.

زمان‌بندی را برای فرایندهای استخدامی مختلف در نظر بگیرید:

 شما باید در مورد برنامه‌های پذیرش فرد جدید و پروژه‌های استخدامی آینده خود فکر کنید و نقش‌هایی که می‌خواهید انتخاب کنید را در نظر بگیرید. سود خالص به‌دست‌آمده از فروش به‌وضوح قابل لمس است؛ با فروشندگان بیشتر، فروش بیشتری کسب می‌کنید و شرکتتان به سود بیشتری می‌رسد، اما آیا در مورد مهندسین نیز این‌گونه است؟ 

اگر در فروردین ماه یک مهندس را برای یک پروژه خاص استخدام کرده‌اید اما آن پروژه تا خرداد آغاز نمی‌شود بنابراین آن استخدام نمی‌تواند سوی برایتان داشته باشد. بسته به پروژه و مهارت شخصی که استخدام می‌کنید، بدانید که زمان‌بندی در هر حالت متفاوت است و باید بر اساس نقشی که می‌خواهید استخدام کنید یک تصمیم استراتژیک بگیرید.

پیگیری هزینه استخدام در طول زمان

پیگیری هزینه استخدام در طول زمان: 

هزینه‌های استخدام خود را به‌صورت ماهانه یا سالانه ردیابی کنید و بر نحوه نوسان آن در طول زمان نظارت داشته باشد چراکه ممکن است به الگوهایی برسید. مثلاً ممکن است دریابید که استخدام در سه ماه اول سال آسانتر و ارزان‌تر خواهد بود یا ممکن است دریابید که تغییر در روند تبلیغات و تاکتیک‌های استخدام می‌تواند بر هزینه جذب پرسنل تأثیرگذار باشد. 

این تغییرات را تجزیه‌وتحلیل کرده و سپس استراتژی استخدام خود را بر اساس آن تنظیم کنید. به یاد داشته باشید که افزایش هزینه استخدام متقاضی در طول زمان لزوماً یک دستاورد منفی محسوب نمی‌شود. این ممکن است منعکس‌کننده تغییرات مثبت در استراتژی استخدام یا نشان‌دهنده افزایش سرمایه‌گذاری شرکت برای استخدام باشد.

ارزیابی هزینه استخدام با سایر معیارهای مرتبط: 

ارزیابی هزینه استخدام در صورتی سودمند است که با سایر معیارهای کلیدی نظیر منبع استخدام و کیفیت منابع، کیفیت و زمان استخدام سنجیده شود تا نتیجه بهتری در مورد استراتژی استخدام به دست آید.

هزینه استخدام هر بخش یا سمت شغلی جداگانه محاسبه شود: 

مقدار پول موردنیاز برای جذب پرسنل بسته به نوع نقشی که می‌خواهید به او بدهید می‌تواند به طرز چشمگیری متفاوت باشد. بنابراین بهتر است هزینه جذب نیروی انسانی برای هر سمت شغلی را محاسبه کرده تا دریابید که کدام نقش از بقیه پرهزینه‌تر است، سپس سعی کنید دلایل اساسی تغییرات در هزینه را کشف کنید. به‌عنوان‌مثال ممکن است دریابید که استخدام یک مهندس نرم‌افزار با هزینه‌های داخلی زیادی همراه خواهد بود چراکه این موقعیت به مصاحبه‌های متعدد و ارزیابی مهارت نیاز دارد. 

شما می‌توانید قبل از اینکه نامزد را برای ارزیابی حضوری بخوانید، روند مصاحبه را ساده‌تر کنید و با اجرای دقیق‌تر غربالگری تلفنی و تست مهارت آنلاین، هزینه‌ها را کاهش دهید.

با محاسبه هزینه استخدام برای آینده برنامه‌ریزی کنید: 

محاسبه هزینه استخدام می‌تواند به شما در پیش‌بینی هزینه‌های آینده کمک کند. بهطور مثال اگر بدانید که استخدام یک کارمند جدید به‌طور متوسط 10 میلیون تومان هزینه دارد و باید سه ماه آینده 20 سمت شغلی جدید را پر کنید بنابراین تخمین بودجه لازم برای آن ساده‌تر خواهد بود. 

اگر مجبور به استخدام سه سمت شغلی ارشد هستید و می‌دانید هزینه این استخدام‌ها معمولاً دو برابر استخدام‌های معمولی است، می‌توانید انتظارات خود از بودجه‌های آینده را بر اساس آن تنظیم کنید.

ازآنجاکه عوامل تأثیرگذار بر استخدام بی‌شمارند لذا محاسبه دقیق هزینه استخدام در سازمان بسیار دشوار خواهد بود. اگرچه کنترل بیشتر هزینه‌ها برای اکثر شرکت‌ها اولویت به شمار می‌رود اما لزوماً هدف از محاسبه هزینه استخدام این نیست که اثبات کنیم بخش استخدام شما مقتصد است! 

هزینه استخدام ممکن است بر اساس تاکتیک‌ها و اولویت‌های استخدام شما و همچنین موقعیت‌هایی که می‌خواهید برای آن کارمند استخدام کنید، سال به سال افزایش یا کاهش یابد. یکی از راه‌های کاهش هزینه‌های ناکارآمد و بهینه‌سازی هزینه استخدام این است که فرایند استخدام را برون‌سپاری کنید.

منابع:
https://www.glassdoor.co.uk/employers/blog/calculate-cost-per-hire/
https://hire.google.com/articles/cost-per-hire/
https://employmenthero.com/blog/hr/recruitment-costs/
https://resources.workable.com/stories-and-insights/cost-of-the-hiring-process

Click to rate this post!
[Total: 3 Average: 4.7]

یک نظر

ناشناس
آوریل 11, 2020

خيلى بد

پاسخ

ارسال دیدگاه

برای ارسال نظر در صورت داشتن حساب وارد شوید در غیر اینصورت بسازید