شاخص فرآیند استخدام

اگر نمی‌توانی فعالیتی را اندازه‌گیری کنی، نمی‌توانی آن را مدیریت هم کنی!حتما این جمله مهم را که توسط پدر علم مدیر دنیا مطرح شده، بارها و بارها شنیده‌اید. احتمالا پیتر دراکر از بیان این جمله به دنبال اهمیت بخشی به موضوع شاخص‌ها برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت فعالیت‌های مدیریتی بود. یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های منابع انسانی هم استخدام است. شما برای مدیریت این فعالیت چه شاخصی را استفاده می‌کنید؟‌ چرا که اگه شاخص خوب ندارید، پس به قول دراکر مدیریت هم نمی‌کنید! در این نوشته سعی شده تا یکی از بهترین شاخص‌ها را برای شما معرفی کنیم.

 

زمان استخدام شاخصی است که به خوبی نمایان‌گر قدرت ما در استخدام نیروی مورد نیاز است. این شاخص نشان می‌دهد که چقدر زمان می‌برد تا نیروی مورد نیاز (مطابق کیفیت درخواستی)‌ وارد مجوعه شده و شروع به کار نماید. بیایید ببینیم این شاخص چگونه اندازه‌گیری می‌شود.

 

به صورت کلی سه شاخص اصلی در مدیریت فرآیند استخدام به شرح زیر هستند. متخصص‌های منابع انسانی معمولا برای گزارش‌دهی از این سه شاخص به صورت ترکیبی استفاده می‌کنند. تمامی هدف‌گذاری‌های راهبردی، برنامه‌های توسعه‌ای و اقدامات اصلاحی فرآیند استخدام معمولا بر همین سه شاخص استوار است. اگر داشبور منابع‌انسانی دارید احتمالا باید با این سه موضوع آشنا باشید.

1 - هزینه استخدام

2 - کیفیت استخدام

3 - زمان استخدام

اما اندازه‌گیری آن‌ها به این آسانی‌ها هم نیست. هرکدام دقت و ظرافت خود را دارد. در این نوشته فقط به موضوع سوم پرداخته می‌شود. در نوشته‌های دیگری به موضوعات بعدی هم می‌پردازیم. همانطور که گفته شد، شاخص زمان استخدام، بیان می‌‌کند که چقدر روز طول می‌کشد تا تیم منابع انسانی، بهترین نیروی مورد نیاز را برای شما تامین کند تا سمت خالی را پر کنید. این دغدغه اصلی کارآفرینان امروز است، حتما شما هم موافقید. قبل از هر چیز دو شاخص مهم را کمی با هم بررسی کنیم:

1 - زمان نیرو گرفتن‌

از زمان پست کردن شغل (شروع به تبلیغ) تا گرفتن نیروی مورد نیاز را شمارش می‌کند. گاهی از زمان تایید درخواست استخدام هم به جای زمان پست کردن شغل استفاده می‌شود. پس پاسخ به اینکه از زمان تصویب نیاز برای یک شغل چندروز طول می‌کشد تا آن را پرکنیم، توسط این شاخص محاسبه می‌شود.

2 - زمان استخدام

از زمان ورود نیرو به مسیر توسعه تا استخدام نهایی را روز شمار محاسبه می‌کند. بنابراین روزی که کاندیدها به فرآیند(پایپ‌لاین استخدام) شما وارد شدند، شروع شمارش این شاخص است. بنابراین به محض دستیابی به نیرو در صف استخدام، چند روز طول می‌کشد تا نیروی مورد نیاز را استخدام می‌کنید. 

شاخص اول به کل فرآیند استخدام دلالت دارد. عوامل خارجی چون شرایط اقتصادی، موضوعات محیطی، وضعیت جامعه، محل جغرافیایی شما و مواردی این چنینی هم بر این شاخص تاثیر جدی دارد. برای نمونه در زمان رکود اقتصادی،‌ ورودی برای فرآیند استخدام زیاد می‌شود. این شاخص تابع از اصل مهم اقتصادی است: عرضه و تقاضا. بنابراین به صورت خاص نمی‌تواند کیفیت عملکرد شما را نمایش دهد. اما شاخص دوم صرفا به عوامل داخلی شما نگاه می‌کند. چقدر زمان مناسب برای این مهم اختصاص داده‌اید. چند مصاحبه انجام داده‌اید. آیا تیم استخدام دچار فراموشی شده‌اند و پرونده گم کرده‌اند؟ این‌ها مواردی هستند که به صورت خالص، صاف و مشخص علمکرد واحد منابع انسانی را اندازه‌گیری می‌کند و از موضوعات اقتصادی فارق است. خلاصه و ساده اینکه اگر این شاخص رشد بیش از حد کند، نمی‌تواند تقصی گرانی، دولت، رییس جمهور و خیلی‌ موضوعات دیگر انداخت. اما شاخص اول این قابلیت را دارد!‌

بنابراین شاخص زمان نیرو گرفتن، برای مباحث برنامه‌ریزی بهبود در کل فرآیند استخدام با توجه موضوعات محیطی قابل استفاده است. اما شاخص زمان استخدام به اثر بخشی فرآیندهای داخلی شما توجه می‌کند. هرچند که این دو کمی مفاهیم نزدیک به‌همی هستند، ولی نباید به جای یکدیگر استفاده شوند، چرا که مفاهیم متفاوتی را ارزیابی می‌کنند.

برای محاسبه شاخص زمان استخدام از فرمول زیر می‌توانید استفاده کنید:

زمان استخدام = فاصله زمانی که هر کارجو آماده عقد قرارداد شده‌اند – زمانی که هر کارجو به لیست صف استخدام شما اضافه شد.

حال اگر پنج شغل باز دارید، زمان استخدام تک را با هم جمع کرده، بر تعداد شغل‌های باز تقسیم می‌کنید و به این‌گونه شاخص شما ساخته می‌شود.

اما یکی از مهمترمین مزایای شاخص این چنینی قدرت مقایسه‌ای شما با دیگر شرکت‌ها است. متاسفانه آمار خوبی در این خصوص فعلا در ایران نیست. آمار بر اساس آمار جهانی که به‌نظر به کار ما هم می‌آید اطلاعات این‌گونه است:

·جامعه منابع انسانی آمریکا، در سال 2017 اعلام کرده میانگین زمان استخدام حدود ۳۶ روز است.

·لینکدین  گزارش داد، فقط 30٪ از شرکت‌ها زیر یک ماه هستند. مابقی بین 1 الی 4 ماه قرار‌ می‌گیرند.

·تحقیق دیگری در سال 2018 در آمریکا نشان داد که 50٪ شرکت‌های کوچک متوسط به صورت میانگین طی حدود دو هفته استخدام می‌کنند و 30٪ هم طی یک ماه. مابقی زمان بیشتری نیاز دارند.

شاید هم اگر خودتان را با گذشته خودتان مقایسه کنید بهتر است، تا زمانی که گزارش‌های ایرانی هم ساخته شوند. اما یادتان باشد، لزوما این زمان نباید به صفر برسد. زمان بهینه برای شرکت شما با توجه به نیاز‌تان باید طراحی شود. چرا که در هر رسته کسب و کار، شرایط و اندازه شرکت شاخص تغییر می‌کند. در نظر داشته باشید که عموم تحقیق‌ها نشان می‌دهند با افزایش زمان استخدام، تمایل یا شانس کارجو برای ورود به مجموعه شما کاهش پیدا می‌کند، در نتیجه شاخص هزینه استخدام افزایش می‌یابد.

در این نوشته با شاخص زمان استخدام که به معنی فاصله روزهای ورود کارجو به صف استخدام شما تا لحظه تایید نهایی است آشنا شدید. در خصوص نحوه محاسبه آن، و البته علت اهمیت هم مواردی مطرح شد. در نوشته‌های بعدی سعی می‌شود تا راهکارهای بهبود هم برای شما پیشنهاد شود.